5 hasznos tanács az ideális motivációs levél megírásához
A reklámban, marketingben és médiában dolgozó szakemberek tisztában vannak azzal, hogy egy új állás keresése valójában nem más, mint egy intenzív reklámkampány: a motivációs levél a reklámszöveg, ami felhívja a figyelmet, az önéletrajz a „főszereplő” bemutatkozása, a személyes találkozás pedig a legfontosabb üzenetek hangsúlyozása, hogy meggyőzzük a másik embert, hogy pontosan ránk van szüksége! Adjunk egy esélyt ennek a stratégiának, mert könnyen lehet, hogy ez lesz a válasz a folyamatos szakmai fejlődésünkhöz.
Az igazság az, hogy ahhoz, hogy egy interjút megszerezzünk, rengeteg erőfeszítést kell tennünk. A mai korban azonban sokkal gyakoribb, hogy a jelöltek várnak egy hivatalos szerepre, majd kapnak egy interjút. Emiatt előfordulhat, hogy hosszabb ideig „a pálya szélén” találjuk magunkat, abban reménykedve, hogy a legizgalmasabb új munkalehetőség kínálkozik, de ez sosem történik meg.
Ebben a cikkben néhány támpontot adunk ahhoz, hogyan kell olyan motivációs levelet írni, amelyet a címzett nagyobb valószínűséggel elolvas és megfontol. Allan Pease, a kommunikáció egyik vezető szaktekintélye szívesen állt rendelkezésünkre. Lássunk néhány javaslatot, amit érdemes átgondolni!
Ha azt szeretné, hogy kísérőlevele kiemelkedjen a több száz sablon közül, kerülje a következő formulák használatát a levél elején:
„Az Ön kényelmének és tájékoztatásának érdekében mellékelten mellékeljük…”.
„Tekintettel a nemrégiben a……. címen meghirdetett álláslehetőségre.”
„Tekintettel arra, hogy nemrégiben tárgyaltunk, küldöm Önnek…”
– „Rendelkezésükre bocsátom…”
„Figyelembe véve azt a tényt, hogy…”
– „Megtenné, hogy…?”
Az a néhány példa, amelyet ennek kiemelésére választottam, rámutat a monoton és természetellenes nyelvezet elkerülésének szükségességére. Szükséges, hogy gyorsan és röviden eladjuk magunkat. Kísérletezzünk különböző kifejezési módokkal, és találjuk meg a számunkra legjobban működő kifejezéseket; az egyéni stílus itt is jobban érvényesül. Az alább felsorolt tippek is segítségünkre lehetnek.
Ha olyan első benyomást akarsz kelteni, amely megmarad az olvasóban, használd az alábbi ütős nyitómondatok egyikét:
– „Ha befejezte a levél teljes elolvasását, akkor vagy felveszi a telefont, és felhív a megadott számon, vagy kidobja a levelet, amit írtam Önnek. Én most az egyes számú lehetőséget választom.”
– „Feltételezem, hogy nem zavarja önt az az idő, amit a pályázatok böngészésével tölt. Mivel ez a helyzet, nem fogom untatni önt megfáradt körmondatokkal. Oké, térjünk a lényegre.”
– „Valószínűleg nyilvánvaló az Ön számára, hogy lehetetlen lenne néhány sornyi szövegben mindenre kiterjedő bemutatkozást nyújtanom Önnek. De végigcsinálom, mert nagyon izgatottan várom, hogy kiírják az állást”.
– „Van egy perce? Kezdetnek ennyit kell tudni rólam.”
– „Az a célom ezzel a levéllel, hogy a lehető leghamarabb összehozzak önnel egy találkozót. Szerda délelőtt tíz órakor ráérsz?”
Az előző példamondatok után felmerül a kérdés: „Milyen elvekhez kellene ragaszkodnunk?”. Íme, öt hasznos tanács, amit érdemes szem előtt tartani a motivációs levél megírásakor:
1. Szabadulj meg a szabványosított formátumtól! Ha nincs elegendő tapasztalatod a levélírás terén, könnyen előfordulhat, hogy merev, és ennek következtében unalmas, sablonból vett mondatokkal állítsd össze a kísérőleveledet. Ha azt akarod, hogy a leveledet elolvassák, ezt kerüld el. Az „És…” például teljesen elfogadható módja egy mondat elkezdésének. Valójában mindig ezt kell használnod, amikor egy adott pontot szeretnél hangsúlyozni.
2. Amikor írsz, úgy hangozzék, mintha hangosan mondanád ugyanazt. Gondolj arra a nyelvezetre és kifejezésekre, amelyeket akkor használnál, ha állásinterjún lennél, és a leveledet olyan hangnemben írd meg, amely egy interjúhoz hasonló. Ugye nem használnál hosszú, összevissza kanyargó mondatokat, és nem használnál egymástól túlságosan távol álló szavakat? Ne félj olyan stílust használni, ami inkább csak rád jellemző!
3. Ügyelj arra, hogy a mondataid és a kifejezéseid rövidek és lényegretörőek legyenek! Egy bonyolultan körülírt üzenetre kevésbé fog emlékezni a címzett, mint néhány tömör, egyenként egyetlen szóból álló jelzőre. Ügyelj arra, hogy mondataid világosak és könnyen érthetőek legyenek.
4. Ügyeljen arra, hogy levele tömör legyen, és egyenesen a lényegre térjen, és ugyanolyan részletességgel nézd át, mintha egy rohanó és zsúfolt munkanapon fényképeznél. Jó eséllyel azonosítani fogjuk azokat a részeket, amelyek feleslegesek vagy lényegtelenek, és amelyeket a címzett helyében átugranánk. Nem szabad rosszul éreznünk magunkat, ha ezeket lefaragjuk vagy néhányat törlünk.
5. A levelet olyan valakivel lektoráltassuk, aki kiválóan beszéli az angol nyelvet. Ne bízza a véletlenre az első benyomását, hanem szánjon időt arra, hogy egy barátjával vagy ismerősével lektoráltassa a megírt levelet. Ez segít abban is, hogy egy objektív harmadik fél szemszögéből értékelje a pályázatod meggyőző erejét. Át kell fogalmazni, és szükség esetén javítani kell a helyesírási vagy stilisztikai hibákat.
És ez még nem is minden! Ne feledje, hogy minden meghirdetett pozícióra nagyszámú pályázat özönlik a toborzók postaládájába, és ahhoz, hogy eljusson a személyes találkozóra, meg kell különböztetnie magát a nagyszámú potenciális versenytársától.
